Ministerstvo zahraničních věcí, konzulární odbor, oddělení legalizace (dále jen „oddělení legalizace“) může pro použití v zahraničí provést vyšší ověření na českých veřejných listinách.
Má-li být totiž v cizině uznána veřejná listina, je ve většině států třeba, aby tato listina byla opatřena vyšším ověřením příslušného orgánu státní správy ČR a následně opatřena vyšším ověřením zastupitelského úřadu státu, ve kterém má být listina použita.
Procedura vyššího ověření má tři fáze, přičemž oddělení legalizace zajišťuje jen tu prostřední z nich. Podrobná informace k této proceduře je publikována oddělením legalizace.
Nejdříve, před Ministerstvem zahraničních věcí, provede vyšší ověření české listiny ústřední orgán státní správy nadřízený orgánu, který listinu vydal (např. Ministerstvo spravedlnosti, Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, Ministerstvo zdravotnictví či Ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. krajský úřad). Například rodný list vydaný matrikou opatří vyšším ověřením krajský úřad, který disponuje podpisovými vzory matrik ve svém kraji.
Ve druhé fázi, které se věnuje tento popis služby, připojí svou doložku vyššího ověření listinu Ministerstvo zahraničních věcí, oddělení legalizace, které disponuje podpisovými vzory centrálních či regionálních úřadů z první fáze.
Nakonec listinu ověřuje zastupitelský úřad cizího státu, ve kterém bude použita. Ten je akreditován pro ČR a disponuje tak podpisovými vzory a vzorem razítka oddělení legalizace. Konečné vyšší ověření na zastupitelském úřadě cizího státu se také nazývá „superlegalizace“. Teprve poté lze českou veřejnou listinu v daném státě použít.
Ne vždy je ale superlegalizace české veřejné listiny pro použití v cizí zemi nutná. Výjimky z této služby završené vyšším ověřením cizím zastupitelským úřadem jsou stanovené mnohostrannými a dvoustrannými mezinárodními smlouvami, kterými je ČR vázána.
Seznamy těchto relevantních smluv a států, kterých se týkají, najdete publikovány na webové stránce Ministerstva spravedlnosti v souboru s názvem: "Informace k ověřování českých veřejných listin pro jejich použití v cizině". V této publikaci resortu spravedlnosti je též informace o tom, že ve státech EU jsou navíc některé veřejné listiny vyňaty i z povinnosti vyššího ověření apostilou. Jedná se o režim tzv. „nařízení o veřejných listinách“, o němž podrobně informuje též evropský portál e-Justice.
Detailní popisy služeb uvedených ministerstvech naleznete v následujících odkazech na záznam:
V případě Ministerstva zahraničních věcí se jedná o zvláštní službu
Podrobné informace o vyšším ověřování listin jsou vám k dispozici na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí a Ministerstva spravedlnosti, kde jsou i kontaktní údaje pro individuální konzultaci ke konkrétnímu státu, v němž potřebujete vaši českou veřejnou listinu použít.
Potřebujete si u oddělení legalizace obstarat vyšší ověření české veřejné listiny poté, co ji vyšším ověřením opatřil příslušný ústřední český úřad a předtím, než si budete zařizovat konečné vyšší ověření této listiny u zastupitelského úřadu daného státu akreditovaného pro Českou republiku.
Kdykoliv se rozhodnete, že si potřebujete u oddělení legalizace obstarat vyšší ověření české veřejné listiny pro její následné vyšší ověření zastupitelským úřadem daného cizího státu.
Veřejnou listinu, na které se provede vyšší ověření doložkou Ministerstvo zahraničních věcí ČR.
Vlastní vyšší ověření si vyřídíte na oddělení legalizace. Poté, co jste si obstarali její vyšší ověření příslušným českým úřadem. Buď osobně, anebo poštou.
Aktuální informace k platným úředním hodinám, poštovní adrese a podrobnosti k postupu při vaší veřejné listině a konkrétnímu státu, kde ji budete chtít použít je praktické si před návštěvou či odesláním zásilky telefonicky či e-mailem ověřit na oddělení legalizace.
Legalizace dokumentů v osobním styku:
Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkání. V případě většího počtu dokumentů vám doporučujeme se předem telefonicky domluvit s pracovníky oddělení legalizace. Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných cizozemskými úřady. Oddělení legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti oddělení (obvykle do 5-ti ověření). Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná. Může Vám ji tedy na oddělení legalizace zanést někdo jiný, koho tím pověříte. Oddělení legalizace plnou moc předkládat nemusí.
Legalizace dokumentů v poštovním styku:
Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Listinu zašlete s příslušným předchozím ověřením a především s průvodním dopisem, v němž uvedete:
V poštovním styku nezapomeňte přiložit kolkové známky v potřebné hodnotě dle počtu doložek. Kolkové známky přiložte volně a na ověřovanou listinu či svůj dopis nevylepujte! Nedodržení uvedených podmínek může vést k vrácení zásilky bez vyššího ověření a ke zbytečnému zdržení jak pro vás, tak i pro oddělení legalizace.
Poštovní adresa oddělení legalizace:
Ministerstvo zahraničních věcí ČR
Konzulární odbor – oddělení legalizace veřejných listin
Hradčanské nám. 5
110 00 Praha
Česká republika
Zpoplatňuje se každé vyšší ověření, tedy opatření veřejné listiny ověřovací doložkou oddělení legalizace, bez ohledu na její rozsah (počet stran). Tedy, co veřejná listina, to doložka. Co doložka, to poplatek.
Poplatek činí 100 Kč za každou jednotlivou ověřovací doložku na veřejné listině. Aktuálně akceptované způsoby platby (kolkové známky, případně platební karta) si ověřte na oddělení legalizace.
Díky vyššímu ověření vaší tuzemské veřejné listiny Ministerstvem zahraničních věcí si ji následně můžete nechat opatřit již závěrečným vyšším ověřením u zastupitelského úřadu cizího státu akreditovaného pro ČR, v němž budete chtít veřejnou listinu uplatnit.
None
None
None