V případě úmrtí je třeba, aby příslušný matriční úřad učinil o této matriční události zápis do matriční knihy a následně vystavil úmrtní list zemřelého. Úmrtní list je potřebný k vyřízení dalších práv a povinností, které náleží pozůstalým zemřelého.
Do českých matričních knih (tzv. knihy úmrtí) se zapisují úmrtí:
- fyzických osob, které zemřely na území České republiky;
- občanů ČR zemřelých v cizině.
Úmrtí fyzické osoby na území České republiky
Příslušný k provedení zápisu úmrtí do matriční knihy je matriční úřad:
1) v jehož správním obvodu došlo k úmrtí fyzické osoby;
2) v jehož obvodu byla zemřelá osoba nalezena;
3) v jehož obvodu byla vyložena z dopravního prostředku, v němž zemřela.
Matriční úřad zapíše úmrtí na základě Listu o prohlídce zemřelého, který byl vystaven lékařem.
Do 30 dnů od jeho obdržení vystaví matriční úřad úmrtní list.
Úmrtí cizince na území ČR
Matriční úřad, který učinil zápis úmrtí cizince, bezodkladně splní oznamovací povinnosti vůči zastupitelskému úřadu cizího státu v ČR, jejímž byl zemřelý státním občanem a zašle mu vydaný úmrtní list.
V případě, že matričnímu úřadu není cizí státní občanství zemřelého známo, nemůže splnit oznamovací povinnost. Stát, jehož byl zemřelý občanem, se tak o jeho úmrtí nemusí dozvědět.
Úmrtí občana ČR v cizině
Na základě čl. 37 Vídeňské úmluvy o konzulárních stycích plní příslušné orgány cizího státu oznamovací povinnost v rámci tzv. výměny matrik. Pokud je cizím orgánům známo, že zemřelý byl občanem ČR, měly by o tom úmrtí tohoto občana informovat tamní zastupitelský úřad ČR. Zastupitelský úřad poté oznámí úmrtí občana ČR zvláštní matrice v Brně, která provede zápis úmrtí.
Zápis úmrtí provede zvláštní matrika do 30 dnů od obdržení podkladů.
O zápis úmrtí státního občana ČR do zvláštní matriky mohou požádat též:
- členové jeho rodiny (manžel, rodiče, děti, prarodiče, vnuci, pravnuci),
- jejich zplnomocnění zástupci,
- fyzická osoba, které jsou známy osobní údaje zemřelého.
Za účelem provedení zápisu úmrtí státního občana ČR zemřelého v cizině do matriční knihy a vydání jeho úmrtního listu je třeba zvláštní matrice předložit:
- cizozemský matriční doklad zemřelého občana ČR přeložený do českého jazyka a opatřený náležitými ověřeními,
- doklad o státním občanství ČR zemřelého - občanský průkaz, cestovní doklad, osvědčení, popřípadě potvrzení o státním občanství ČR.